Urząd Gminy Wólka Biuletyn Informacji Publicznej

Jakubowice Murowane, 28-11-2016r.

RI.271.9.2016.TM

 

Odpowiedź na zapytanie o wyjaśnienie

treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

 

Dotyczy: Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na zakup energii
elektrycznej 2017-2018.

 

Na podstawie art. 38 Prawa zamówień publicznych Zamawiający informuje, że dnia
25-11-2016r. otrzymał drogą elektroniczną od jednego z wykonawców zapytanie dotyczące treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Poniżej zamieszczone są pytania zadane przez wykonawcę oraz odpowiedzi udzielone przez zamawiającego.

 

Pytanie nr 1.

            SIWZ Rozdział 3 ust. 4. Informujemy, iż z uwagi na konieczność zawarcia umowy w terminach określonych w art. 94 ustawy Prawo zamówień publicznych, a następnie na konieczność przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy trwającej - zgodnie z dyspozycją art. 4j ust. 6 ustawy Prawo energetyczne - 21 dni, termin rozpoczęcia sprzedaży energii elektrycznej od dnia 01.01.2017r. nie jest możliwy do spełnienia przez Wykonawcę. Mając na uwadze powyższe zwracamy się z uprzejmą prośbą o zmianę terminu rozpoczęcia sprzedaży energii elektrycznej na dzień 01.02.2017 r., lecz nie wcześniej niż po zawarciu umów dystrybucyjnych, pozytywnie przeprowadzonej procedurze zmiany sprzedawcy i przyjęciu umowy do realizacji przez OSD”.

 

Odpowiedź.

Zamawiający zakłada, że dzięki zastosowaniu procedury z art. 24aa Prawa zamówień publicznych czas trwania postępowania przetargowego skróci się na tyle, że będzie możliwe rozpoczęcie sprzedaży energii od dnia 01.01.2017r. Wzór umowy w par. 7 ust. 4 przewiduje, że „Sprzedaż energii elektrycznej rozpocznie się do poszczególnych punktów poboru energii elektrycznej od dnia 01.01.2017 r., jednak nie wcześniej niż po skutecznym przeprowadzeniu procedury zmiany dotychczasowego Sprzedawcy.”

Nie ma więc potrzeby modyfikowania SIWZ.

 

Pytanie nr 2.

            Załącznik nr 7.1 i 7.2 § 6 ust. 2. Informujemy, że Wykonawca w procesie fakturowania opiera się na danych pomiarowo-rozliczeniowych przekazywanych przez Operatora Systemu Dystrybucyjnego, jednak w swoim bilingu parametryzuje długość trwania okresu rozliczeniowego. W związku z powyższym prosimy o wskazanie okresu rozliczeniowego w odniesieniu do każdego PPE występującego w postępowaniu czy wynosi on 10 dni, 1 miesiąc, 2 miesiące czy 6 miesięcy.

 

Odpowiedź.

W załączniku nr 8 do SIWZ   (Zał nr 8 - Zestawienie punktów cz 1 i 2 - dla wykonawców.xls)

podane są okresy rozliczeniowe dla każdego punktu poboru energii elektrycznej.

 

 

 

Pytanie nr 3.

            Załącznik nr 7.1 i 7.2 § 6 ust. 3. Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację zapisu w sposób umożliwiający Wykonawcy dłuższy czas na doręczenie faktury Zamawiającemu . W związku z zapisem ust. 7 przedmiotowego paragrafu 7 dniowy termin na dostarczenie Zamawiającemu FV może narażać Wykonawcę na niezawinione przez niego konsekwencje finansowe. W związku z powyższym Wykonawca proponuje zapis: „ (…) Wykonawca zobowiązany jest do doręczenia faktury na co najmniej 14 dni przed określonym terminem płatności. W razie niezachowania tego terminu, Zamawiający zgłosi ten fakt Wykonawcy i ustali z nim każdorazowo nowy termin płatności”.

 

Odpowiedź.

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zapisów umowy w tym zakresie. Konsekwencją opóźnienia w dostarczeniu faktur jest automatyczne wydłużenie terminu płatności o czas opóźnienia, o czym mowa w tym samym ustępie umowy.

 

Pytanie nr 4.

            Załącznik nr 7.1 i 7.2 § 7 ust. 4. Informujemy, że zgodnie z zapisami Instrukcji Ruchu i Eksploatacji Sieci Dystrybucyjnej (IRiESD) poszczególnych OSD, zatwierdzonych przez Prezesa URE, do rozpoczęcia sprzedaży energii elektrycznej konieczne jest zgłoszenie umowy do OSD, przeprowadzenie procesu zmiany sprzedawcy oraz przyjęcie umowy do realizacji przez OSD. W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o zmodyfikowanie zapisu do treści: „Sprzedaż energii elektrycznej rozpocznie się do poszczególnych punktów poboru energii elektrycznej od dnia …………. lecz nie wcześniej niż po zawarciu umów dystrybucyjnych, pozytywnie przeprowadzonej procedurze zmiany sprzedawcy i przyjęciu umowy do realizacji przez OSD (…)”.

 

Odpowiedź.

Wzór umowy w par. 7 ust. 4 przewiduje, że „Sprzedaż energii elektrycznej rozpocznie się do poszczególnych punktów poboru energii elektrycznej od dnia 01.01.2017 r., jednak nie wcześniej niż po skutecznym przeprowadzeniu procedury zmiany dotychczasowego Sprzedawcy.” Dodawanie w treści umowy elementów, które składają się na skuteczne przeprowadzenie procedury zmiany dotychczasowego Sprzedawcy nie wnosi niczego nowego, a stwarza ryzyko, że któryś z elementów zostanie pominięty.

Zamawiający nie będzie modyfikował treści umowy pod tym kątem.

 

Pytanie nr 5.

            Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane w wersji elektronicznej Excel oraz dokumenty do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy najpóźniej w dniu podpisania umowy? Dokument zawierający niezbędne dane stanowić będzie również załącznik do umowy.

Wyłoniony Wykonawca będzie potrzebował do przeprowadzenia zmiany sprzedawcy:

a) danych dla każdego punktu poboru:

- nazwa i adres firmy;

- opis punktu poboru;

- adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina);

- grupa taryfowa ;

- planowane roczne zużycie energii;

- numer licznika;

- Operator Systemu Dystrybucyjnego;

- nazwa dotychczasowego Sprzedawcy;

- numer aktualnie obowiązującej umowy;

- data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy;

- numer ewidencyjny PPE;

- czy jest to pierwsza czy kolejna zmiana sprzedawcy;

b) dokumentów dla każdej jednostki objętej postępowaniem:

- pełnomocnictwo do zgłoszenia umowy;

- dokument nadania numeru NIP;

- dokument nadania numeru REGON;

- KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka;

- dokument potwierdzający umocowanie danej osoby do podpisania umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa.

Jednocześnie informujemy, że OSD może odrzucić zgłoszenia umów sprzedaży zawierające błędne dane skutkiem czego może być konieczność zakupu energii przez Zamawiającego od tzw. sprzedawcy rezerwowego, o którym mowa w art. 5 ust. 2a pkt 1 lit b) ustawy Prawo energetyczne.

 

Odpowiedź.

Zamawiający zamieścił niezbędne dane w wersji elektronicznej Excel jako załącznik nr 8 do SIWZ.

Informacje dotyczące  dotychczasowego Sprzedawcy, czy jest to pierwsza czy kolejna zmiana sprzedawcy, okres obowiązywania umów lub wypowiedzenia umów został opisany w punktach 3.4. ÷ 3.7. SIWZ.

Pozostałe niezbędne, dane Zmawiający przekaże najpóźniej w dniu podpisania umowy.

 

Pytanie nr 6.

 Czy Zamawiający udzieli Wykonawcy stosownego pełnomocnictwa do zgłoszenia w imieniu Zamawiającego zawartej umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD oraz wykonania czynności niezbędnych do przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy u OSD wg wzoru stosowanego powszechnie przez Wykonawcę? W przypadku braku zgody na powyższe prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający ponosił będzie odpowiedzialność za treść przedstawionego wzoru pełnomocnictwa i za jego ewentualne zakwestionowanie przez OSD?

W przypadku punktów poboru energii dla których zmiana sprzedawcy będzie przeprowadzana po raz pierwszy oraz w przypadku punktów poboru energii. dla których umowa dystrybucyjna jest zawarta na czas określony i braku zgody na udzielenie pełnomocnictwa na wzorze zaproponowanym przez Wykonawcę prosimy o informację czy Zamawiający upoważni Wykonawcę do zawarcia umowy dystrybucyjnej  z OSD na podstawie oświadczenia woli zawartego w udzielonym przez siebie pełnomocnictwie, na warunkach zgodnych z aktualnie obowiązującymi?

 

Odpowiedź.

Zmawiający informuje, że Pełnomocnictwo zostanie udzielone zgodnie ze wzorem w załącznikach nr 7.1.2. i nr 7.2.2. do SIWZ. Zamawiający dopuszcza możliwość modyfikacji pełnomocnictw tylko w przypadku, gdy będzie wymagał tego OSD.

 

Pytanie nr 7.

            Wykonawca zwraca się z prośbą o udzielenie następujących informacji:

a) Czy umowy dystrybucyjne (jeśli zamawiający posiada rozdzielone umowy) zawarte są na czas określony czy nieokreślony?

b) Czy Zamawiający samodzielnie wypowie obowiązujące umowy w terminach pozwalających na skuteczne przeprowadzenie procesu zmiany sprzedawcy czy też upoważni do tej czynności Wykonawcę?

c) Czy Zamawiający samodzielnie zawrze umowę o świadczenie usług dystrybucji w przypadku punktów poboru, dla których obowiązywały dotychczas umowy kompleksowe oraz w przypadku punktów poboru, dla których umowa dystrybucyjna została zawarta na czas określony, w termie umożliwiającym skuteczne przeprowadzenie procedury zmiany sprzedawcy ?

e) Czy Zamawiający ma zawarte umowy/ aneksy w ramach akcji promocyjnych lojalnościowych, które uniemożliwiają zawarcie nowej umowy sprzedażowej w terminach przewidzianych w SIWZ? Jeśli tak - jakie są terminy wypowiedzeń umów/aneksów w ramach akcji promocyjnych/programów lojalnościowych ?

 

Odpowiedź.

a) Umowy dystrybucyjne zawarte są na czas nieoznaczony. Dla sześciu punktów odbioru energii opisanych w pkt 3.7. SIWZ zawarte są umowy kompleksowe na czas nieoznaczony.

b) Obecne umowy na sprzedaż energii wygasają z dniem 31-12-2016r., co opisano w punkcie 3.5. SIWZ. Nie ma potrzeby ich wypowiadania. Należy wypowiedzieć jedynie umowy kompleksowe, o czym mowa w punkcie 3.7. SIWZ, w oparciu o udzielone przez Zamawiającego pełnomocnictwo.

c) Zamawiający samodzielnie podpisze umowy o świadczenie usług dystrybucji w przypadku punktów poboru, dla których obowiązywały dotychczas umowy kompleksowe.

d) Zamawiający nie ma zawartych umów w ramach akcji promocyjnych.

 

Pytanie nr 8.

 Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający dopuści zawarcie umowy drogą korespondencyjną?

 

Odpowiedź.

Zgodnie z informacją zawartą w punkcie 14.1.2. SIWZ Zamawiający dopuszcza możliwość podpisania umowy drogą korespondencyjną.

 

 

 

Podstawa prawna: Art. 38 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.).

Na podstawie art. 38 Prawa zamówień publicznych Zamawiający informuje, że dnia
25-11-2016r. otrzymał drogą elektroniczną od jednego z wykonawców zapytanie dotyczące treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Poniżej zamieszczone są pytania zadane przez wykonawcę oraz odpowiedzi udzielone przez zamawiającego.

 

Pytanie nr 1.

            SIWZ Rozdział 3 ust. 4. Informujemy, iż z uwagi na konieczność zawarcia umowy w terminach określonych w art. 94 ustawy Prawo zamówień publicznych, a następnie na konieczność przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy trwającej - zgodnie z dyspozycją art. 4j ust. 6 ustawy Prawo energetyczne - 21 dni, termin rozpoczęcia sprzedaży energii elektrycznej od dnia 01.01.2017r. nie jest możliwy do spełnienia przez Wykonawcę. Mając na uwadze powyższe zwracamy się z uprzejmą prośbą o zmianę terminu rozpoczęcia sprzedaży energii elektrycznej na dzień 01.02.2017 r., lecz nie wcześniej niż po zawarciu umów dystrybucyjnych, pozytywnie przeprowadzonej procedurze zmiany sprzedawcy i przyjęciu umowy do realizacji przez OSD”.

 

Odpowiedź.

Zamawiający zakłada, że dzięki zastosowaniu procedury z art. 24aa Prawa zamówień publicznych czas trwania postępowania przetargowego skróci się na tyle, że będzie możliwe rozpoczęcie sprzedaży energii od dnia 01.01.2017r. Wzór umowy w par. 7 ust. 4 przewiduje, że „Sprzedaż energii elektrycznej rozpocznie się do poszczególnych punktów poboru energii elektrycznej od dnia 01.01.2017 r., jednak nie wcześniej niż po skutecznym przeprowadzeniu procedury zmiany dotychczasowego Sprzedawcy.”

Nie ma więc potrzeby modyfikowania SIWZ.

 

Pytanie nr 2.

            Załącznik nr 7.1 i 7.2 § 6 ust. 2. Informujemy, że Wykonawca w procesie fakturowania opiera się na danych pomiarowo-rozliczeniowych przekazywanych przez Operatora Systemu Dystrybucyjnego, jednak w swoim bilingu parametryzuje długość trwania okresu rozliczeniowego. W związku z powyższym prosimy o wskazanie okresu rozliczeniowego w odniesieniu do każdego PPE występującego w postępowaniu czy wynosi on 10 dni, 1 miesiąc, 2 miesiące czy 6 miesięcy.

 

Odpowiedź.

W załączniku nr 8 do SIWZ   (Zał nr 8 - Zestawienie punktów cz 1 i 2 - dla wykonawców.xls)

podane są okresy rozliczeniowe dla każdego punktu poboru energii elektrycznej.

 

 

 

Pytanie nr 3.

            Załącznik nr 7.1 i 7.2 § 6 ust. 3. Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację zapisu w sposób umożliwiający Wykonawcy dłuższy czas na doręczenie faktury Zamawiającemu . W związku z zapisem ust. 7 przedmiotowego paragrafu 7 dniowy termin na dostarczenie Zamawiającemu FV może narażać Wykonawcę na niezawinione przez niego konsekwencje finansowe. W związku z powyższym Wykonawca proponuje zapis: „ (…) Wykonawca zobowiązany jest do doręczenia faktury na co najmniej 14 dni przed określonym terminem płatności. W razie niezachowania tego terminu, Zamawiający zgłosi ten fakt Wykonawcy i ustali z nim każdorazowo nowy termin płatności”.

 

Odpowiedź.

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zapisów umowy w tym zakresie. Konsekwencją opóźnienia w dostarczeniu faktur jest automatyczne wydłużenie terminu płatności o czas opóźnienia, o czym mowa w tym samym ustępie umowy.

 

Pytanie nr 4.

            Załącznik nr 7.1 i 7.2 § 7 ust. 4. Informujemy, że zgodnie z zapisami Instrukcji Ruchu i Eksploatacji Sieci Dystrybucyjnej (IRiESD) poszczególnych OSD, zatwierdzonych przez Prezesa URE, do rozpoczęcia sprzedaży energii elektrycznej konieczne jest zgłoszenie umowy do OSD, przeprowadzenie procesu zmiany sprzedawcy oraz przyjęcie umowy do realizacji przez OSD. W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o zmodyfikowanie zapisu do treści: „Sprzedaż energii elektrycznej rozpocznie się do poszczególnych punktów poboru energii elektrycznej od dnia …………. lecz nie wcześniej niż po zawarciu umów dystrybucyjnych, pozytywnie przeprowadzonej procedurze zmiany sprzedawcy i przyjęciu umowy do realizacji przez OSD (…)”.

 

Odpowiedź.

Wzór umowy w par. 7 ust. 4 przewiduje, że „Sprzedaż energii elektrycznej rozpocznie się do poszczególnych punktów poboru energii elektrycznej od dnia 01.01.2017 r., jednak nie wcześniej niż po skutecznym przeprowadzeniu procedury zmiany dotychczasowego Sprzedawcy.” Dodawanie w treści umowy elementów, które składają się na skuteczne przeprowadzenie procedury zmiany dotychczasowego Sprzedawcy nie wnosi niczego nowego, a stwarza ryzyko, że któryś z elementów zostanie pominięty.

Zamawiający nie będzie modyfikował treści umowy pod tym kątem.

 

Pytanie nr 5.

            Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane w wersji elektronicznej Excel oraz dokumenty do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy najpóźniej w dniu podpisania umowy? Dokument zawierający niezbędne dane stanowić będzie również załącznik do umowy.

Wyłoniony Wykonawca będzie potrzebował do przeprowadzenia zmiany sprzedawcy:

a) danych dla każdego punktu poboru:

- nazwa i adres firmy;

- opis punktu poboru;

- adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina);

- grupa taryfowa ;

- planowane roczne zużycie energii;

- numer licznika;

- Operator Systemu Dystrybucyjnego;

- nazwa dotychczasowego Sprzedawcy;

- numer aktualnie obowiązującej umowy;

- data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy;

- numer ewidencyjny PPE;

- czy jest to pierwsza czy kolejna zmiana sprzedawcy;

b) dokumentów dla każdej jednostki objętej postępowaniem:

- pełnomocnictwo do zgłoszenia umowy;

- dokument nadania numeru NIP;

- dokument nadania numeru REGON;

- KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka;

- dokument potwierdzający umocowanie danej osoby do podpisania umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa.

Jednocześnie informujemy, że OSD może odrzucić zgłoszenia umów sprzedaży zawierające błędne dane skutkiem czego może być konieczność zakupu energii przez Zamawiającego od tzw. sprzedawcy rezerwowego, o którym mowa w art. 5 ust. 2a pkt 1 lit b) ustawy Prawo energetyczne.

 

Odpowiedź.

Zamawiający zamieścił niezbędne dane w wersji elektronicznej Excel jako załącznik nr 8 do SIWZ.

Informacje dotyczące  dotychczasowego Sprzedawcy, czy jest to pierwsza czy kolejna zmiana sprzedawcy, okres obowiązywania umów lub wypowiedzenia umów został opisany w punktach 3.4. ÷ 3.7. SIWZ.

Pozostałe niezbędne, dane Zmawiający przekaże najpóźniej w dniu podpisania umowy.

 

Pytanie nr 6.

 Czy Zamawiający udzieli Wykonawcy stosownego pełnomocnictwa do zgłoszenia w imieniu Zamawiającego zawartej umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD oraz wykonania czynności niezbędnych do przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy u OSD wg wzoru stosowanego powszechnie przez Wykonawcę? W przypadku braku zgody na powyższe prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający ponosił będzie odpowiedzialność za treść przedstawionego wzoru pełnomocnictwa i za jego ewentualne zakwestionowanie przez OSD?

W przypadku punktów poboru energii dla których zmiana sprzedawcy będzie przeprowadzana po raz pierwszy oraz w przypadku punktów poboru energii. dla których umowa dystrybucyjna jest zawarta na czas określony i braku zgody na udzielenie pełnomocnictwa na wzorze zaproponowanym przez Wykonawcę prosimy o informację czy Zamawiający upoważni Wykonawcę do zawarcia umowy dystrybucyjnej  z OSD na podstawie oświadczenia woli zawartego w udzielonym przez siebie pełnomocnictwie, na warunkach zgodnych z aktualnie obowiązującymi?

 

Odpowiedź.

Zmawiający informuje, że Pełnomocnictwo zostanie udzielone zgodnie ze wzorem w załącznikach nr 7.1.2. i nr 7.2.2. do SIWZ. Zamawiający dopuszcza możliwość modyfikacji pełnomocnictw tylko w przypadku, gdy będzie wymagał tego OSD.

 

Pytanie nr 7.

            Wykonawca zwraca się z prośbą o udzielenie następujących informacji:

a) Czy umowy dystrybucyjne (jeśli zamawiający posiada rozdzielone umowy) zawarte są na czas określony czy nieokreślony?

b) Czy Zamawiający samodzielnie wypowie obowiązujące umowy w terminach pozwalających na skuteczne przeprowadzenie procesu zmiany sprzedawcy czy też upoważni do tej czynności Wykonawcę?

c) Czy Zamawiający samodzielnie zawrze umowę o świadczenie usług dystrybucji w przypadku punktów poboru, dla których obowiązywały dotychczas umowy kompleksowe oraz w przypadku punktów poboru, dla których umowa dystrybucyjna została zawarta na czas określony, w termie umożliwiającym skuteczne przeprowadzenie procedury zmiany sprzedawcy ?

e) Czy Zamawiający ma zawarte umowy/ aneksy w ramach akcji promocyjnych lojalnościowych, które uniemożliwiają zawarcie nowej umowy sprzedażowej w terminach przewidzianych w SIWZ? Jeśli tak - jakie są terminy wypowiedzeń umów/aneksów w ramach akcji promocyjnych/programów lojalnościowych ?

 

Odpowiedź.

a) Umowy dystrybucyjne zawarte są na czas nieoznaczony. Dla sześciu punktów odbioru energii opisanych w pkt 3.7. SIWZ zawarte są umowy kompleksowe na czas nieoznaczony.

b) Obecne umowy na sprzedaż energii wygasają z dniem 31-12-2016r., co opisano w punkcie 3.5. SIWZ. Nie ma potrzeby ich wypowiadania. Należy wypowiedzieć jedynie umowy kompleksowe, o czym mowa w punkcie 3.7. SIWZ, w oparciu o udzielone przez Zamawiającego pełnomocnictwo.

c) Zamawiający samodzielnie podpisze umowy o świadczenie usług dystrybucji w przypadku punktów poboru, dla których obowiązywały dotychczas umowy kompleksowe.

d) Zamawiający nie ma zawartych umów w ramach akcji promocyjnych.

 

Pytanie nr 8.

 Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający dopuści zawarcie umowy drogą korespondencyjną?

 

Odpowiedź.

Zgodnie z informacją zawartą w punkcie 14.1.2. SIWZ Zamawiający dopuszcza możliwość podpisania umowy drogą korespondencyjną.